Service Provider Operational Policies

CONDICIONES OPERATIVAS DEL SERVICIO A LAWFFICIENCY S.A.S.

1. ALCANCE Y APLICACIÓN

Las presentes Condiciones Operativas del Servicio regulan la forma en que se ejecutan todos los servicios contratados por Lawfficiency S.A.S. (en adelante ‘la compañía’ o ‘el contratante’), con proveedores y prestadores de servicios externos, con personería jurídica o natural.

Estas condiciones hacen parte integral de i) Contratos de suministros; ii) Contratos de trabajador independiente (incluidos los contratos de prestación de servicios, por cuenta propia y de contrato distinto a prestación de servicios); iii) contratos de prestación de servicios; iv) Órdenes de servicios; v) Contratos comerciales y; vi) cualquier otro que le aplique por acuerdo entre las partes.

La ejecución de cualquier servicio implica la aceptación expresa e inequívoca de estas condiciones.

2. NATURALEZA DE LA RELACIÓN

La relación entre Lawfficiency S.A.S. y el prestador de servicios es de carácter civil o comercial, según aplique, sin que exista subordinación, continua o discontinua, dependencia, salario, o cualquier otra característica que pueda constituir relación laboral entre las partes. El servicio se ejecuta bajo la figura correspondiente de conformidad al Código Civil y el Código de Comercio colombiano, junto con la jurisprudencia, normatividad y legislación que en el marco jurídico le sean aplicables.

3. MODELO OPERATIVO DE LA COMPAÑÍA

Lawfficiency S.A.S. opera bajo un modelo tipo Business Process Outsourcing (BPO), por lo cual su actividad económica se constituye por la definición de procesos, metodologías y estándares, el ajuste operativo en coordinación con las necesidades de los clientes corporativos, la implementación de decisiones estratégicas y operativas en tiempo real, la gestión del cumplimiento de niveles de servicio, la gestión del mobiliario y el talento humano requerido para la operación y administración del servicio, entre otras labores consecuentes. En tal marco, el prestador del servicio se obliga a ejecutar los servicios acordados entre las partes.

4. DIRECCIÓN ESTRATÉGICA Y ADMINISTRATIVA

Lawfficiency S.A.S. se reserva el derecho permanente de dirección y coordinación estratégica del servicio, asunto que, además de reflejado en los contratos correspondientes, sin limitarse incluye: i) definir lineamientos administrativos y operativos; ii) determinar metodologías de trabajo; iii) emitir directrices sobre los resultados y la calidad deseada en la realización del contrato según el mismo; iv) adoptar decisiones correspondientes al desarrollo del contrato.

La compañía reserva sí el derecho que como contratante posee para las modificar prioridades del servicio, ajustar el alcance, reorganizar el proceso, adaptar según las necesidades del cliente y emitir direcciones para coordinar la prestación, actividades, entregables y estándares esperados, sin que lo anterior implique modificaciones del servicio contratado o alteraciones al mismo que no sean contempladas en el marco del contrato pactado, y en todo caso de la voluntad entre las partes.

Estas facultades constituyen coordinación contractual y dirección del servicio, y en ningún caso subordinación laboral, toda vez que el contratista reconoce la figura empleada según los objetivos esperados y descarta la necesidad de la aplicación de maniobras de elusión de derechos laborales.

5. EJECUCIÓN DEL SERVICIO Y USO DE INSTALACIONES

El prestador del servicio podrá, según lo pactado entre las partes: i) ejecutar sus actividades desde las instalaciones de la compañía; ii) utilizar las herramientas, sistemas o recursos que la compañía disponga para la realización del contrato; iv) interactuar y relacionarse con el personal de la compañía (incluyendo empleados y prestadores de servicios); v) desarrollar procesos administrativos u operativos; vi) comunicar requerimientos para el desarrollo del servicio; ovii) ofrecer sugerencias y recomendaciones sobre los procesos y operaciones propios de la compañía; viii) todas aquellas acordadas entre las partes para el desarrollo del contrato. El uso de instalaciones o recursos de la compañía es de carácter optativo, temporal, revocable y, sobre todo, correspondiente al acuerdo contractual entre las partes para el desarrollo del servicio.

El servicio deberá ejecutarse de forma técnica y oficiosa, de forma tal que permita la supervisión, evaluación, auditoría y demás actividades propias de la dirección y coordinación necesaria para el cumplimiento del servicio, pactada y reconocida expresamente en el contrato comercial o civil correspondiente. Los servicios regulados con autonomía técnica estarán sujetos a lo anterior en todo aquello que el marco jurídico vigente permita en la realización de la voluntad entre las partes.

6. INTEGRACIÓN FUNCIONAL Y DESIGNACIÓN FORMAL

El prestador del servicio se integrará funcionalmente a los procesos de Lawfficiency para garantizar la correcta ejecución del servicio, cumplir estándares de los clientes corporativos de la compañía y asegurar que su participación en la administración u operación genere los rendimientos propios del servicio contratado.

En tal sentido, la compañía podrá asignar al prestador del servicio, entre otros, designaciones, titulaciones y correos electrónicos correspondientes a roles y posiciones al interior de la compañía, sin que eso suponga subordinación o dependencia, y por el contrario permita la integración del prestador de servicio en la estructura correspondiente de forma tal que el desarrollo contractual pueda efectuarse. Tales designaciones o asignaciones de rol resultan exclusivamente funcionales, temporales, modificables según la necesidad del contrato y terminados automáticamente al finalizar el servicio.

7. INCUMPLIMIENTO Y TERMINACIÓN

La compañía podrá dar por terminada la relación civil o comercial que corresponda de forma inmediata cuando se incumplan las condiciones que establece el presente documento, y particularmente en ocurrencia de hechos que afecten los negocios corporativos, la reputación de la compañía, la relación comercial con los clientes del contratante, la revelación de información confidencial del contratante y sus negocios, la exposición que razonablemente sea considerada de significativo riesgo para la seguridad física, digital, económica o jurídica de la compañía, sus bienes, intereses y personal de trabajo.

La terminación a que refiere el presente se realizará respetando lo convenido contractualmente, y en su defecto sin la necesidad de requerimiento previo, constitución en mora ni declaración judicial, y no dará lugar al reconocimiento de indemnización, compensación o penalidad alguna a favor del contratista o prestador de servicios, sin perjuicio del pago de las obligaciones causadas y debidamente ejecutadas a la fecha de terminación, cuando a ello hubiere lugar conforme a la ley.

La decisión de terminación aquí prevista se entenderá sin perjuicio del ejercicio de las acciones legales, contractuales o extracontractuales que correspondan a la compañía para la protección de sus derechos, la reparación de perjuicios y la salvaguarda de sus intereses, así como de la facultad de exigir responsabilidades derivadas de los incumplimientos que motivaron la terminación. La tolerancia o no exigencia inmediata de una obligación no constituirá renuncia ni modificación de las condiciones establecidas en el presente documento.

8. PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

El prestador de servicios reconoce que, en desarrollo de la relación civil o comercial, tendrá acceso directo o indirecto a información confidencial y reservada de la Compañía y de sus clientes corporativos, la cual constituye un valor estratégico y sensible para el normal desarrollo de la actividad económica. En tal sentido, se obliga a proteger irrestrictamente dicha información con la máxima diligencia, a utilizarla exclusivamente para los fines autorizados y estrictamente necesarios para la ejecución del servicio, y a abstenerse de cualquier uso, divulgación, reproducción o tratamiento no autorizado.

La obligación de confidencialidad se extiende a toda información de naturaleza técnica, comercial, financiera, operativa, estratégica, contractual o jurídica, contenida en bases de datos o sistemas de la compañía o usados por esta, que puedan incluir en todo caso datos personales, información relacionada con el desarrollo contractual de las relaciones con los clientes corporativos, usuarios o terceros cuya información sea administrada por las partes con ocasión del servicio, independientemente de su forma, medio, lugar, modo, tiempo, espacio, etc. Dicha obligación resulta elemental durante la vigencia de la relación contractual y con posterioridad a su terminación, por el tiempo que la información conserve carácter confidencial o reservado y el prestador del servicio, independientemente de la razón, conserve, obligándose además al cumplimiento del marco jurídico aplicable para la materia según corresponda.

9. COMPETENCIA LEAL Y BUENAS COSTUMBRES MERCANTILES

Constituye competencia desleal todo acto o hecho realizado en el mercado con fines concurrenciales que resulte contrario a las sanas costumbres mercantiles, al principio de la buena fe comercial o a los usos honestos en materia industrial o comercial, así como aquel que tenga por objeto o efecto afectar la libertad de decisión del comprador o consumidor, o alterar el funcionamiento normal y leal del mercado. Los participantes en el mercado se encuentran obligados a observar en todas sus actuaciones un comportamiento ajustado a dichos principios, cuya vulneración da lugar a las acciones y responsabilidades previstas en la ley.

En particular, y sin perjuicio de otras conductas que puedan calificarse como desleales conforme al marco jurícico concerniente, constituyen actos de competencia desleal los actos de desviación de la clientela, actos de desorganización, actos de confusión, actos de engaño, actos de descrédito, actos de comparación, actos de imitación, explotación de la reputación ajena, violación de secretos industriales, inducción a la ruptura contractual, violación de normas jurídicas y los pactos desleales de exclusividad, en los términos y condiciones establecidos por la Ley 256 de 1996.

10. ACEPTACIÓN DE LAS CONDICIONES OPERATIVAS DEL SERVICIO

La aceptación de las presentes condiciones operativas se entiende otorgada de manera expresa e inequívoca por parte del prestador de servicios desde el momento en que da inicio a la ejecución del servicio, presenta cuentas de cobro o facturas, o realiza actuación relacionada con el objeto contractual acordado. Dicha aceptación implica conocimiento, comprensión y conformidad con el contenido de estas condiciones, toda vez que tales condiciones contractuales implican obligaciones relativas al cumplimiento de las políticas internas del contratante, y entre tanto no resulta excusable la omisión consecuente al presunto desconocimiento.

Así las cosas, no resulta procedente que el prestador de servicios argumente desconocimiento de la la validez, obligatoriedad o exigibilidad de las presentes condiciones alegando su no recepción, omisión de lectura o incomprensión de su contenido, toda vez que su conducta operativa y administrativa constituye prueba suficiente de aceptación tácita y amplia posibilidad de refinamiento del entendimiento sobre las mismas.

Cualquier duda o inquietud que pueda presentar respecto de los presentes términos y condiciones, por favor comuníquese al correo electrónico Legal@lawfficiency.com, de forma tal que pueda ser resuelta de manera oportuna.